Datenschutzerklärung

Stand: 24. August 2026

1. Verantwortlicher

FloW Software, Florian Weise
Rosenstraße 11, 29439 Lüchow (Wendland)
E-Mail: florian@flow-software.eu

2. Zwei getrennte Rollen — bitte zuerst lesen

VetDoku verarbeitet zwei Arten von Daten, für die unterschiedliche Stellen verantwortlich sind:

Daten	Verantwortlich	Rolle von FloW
Ihre Praxis- und Zugangsdaten (Registrierung, Anmeldung, Abrechnung)	FloW Software	Verantwortlicher
Alles, was Sie in VetDoku erfassen: Tierhalter, Tiere, Behandlungen, Arzneimittelbestand	Ihre Praxis	Auftragsverarbeiter

Für die zweite Gruppe entscheiden allein Sie, welche Daten Sie erfassen und wie lange sie bleiben. FloW verarbeitet sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und weisungsgebunden.

3. Welche Daten wozu verarbeitet werden

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage
Praxisname, Betriebsnummer, Bundesland, Tarif, Testphase	Bereitstellung des Zugangs	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
Name, E-Mail, Rolle, Passwort (nur als bcrypt-Hash), letzte Anmeldung	Anmeldung und Zuordnung von Eingaben	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Tierhalter: Name, Anschrift, Betriebsnummer, Betriebstyp	Zuordnung von Behandlung und Nachweis	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (TÄHAV/TAMG) — in Ihrem Auftrag
Tiere: Tierart, Nutzungsart, Kennzeichnung, Geburtsdatum	Dokumentation nach TÄHAV § 13	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — in Ihrem Auftrag
Behandlungen: Datum, Diagnose, Arzneimittel, Menge, Wartezeiten	Nachweis- und Meldepflichten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — in Ihrem Auftrag
Arzneimittelbestand (Zugang, Abgabe, Charge, Verfall)	Bestandsbuch	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — in Ihrem Auftrag

Tierdaten sind für sich genommen keine personenbezogenen Daten. Über die Zuordnung zum Halter werden sie es — deshalb stehen sie hier.

4. Empfänger — wohin Daten gehen

HI-Tier (staatliche Datenbank)

Für die gesetzlich vorgeschriebene Tierarzneimittel-Meldung werden Behandlungsdaten an die zentrale HI-Tier-Datenbank übermittelt (Betriebsnummer, Datum, Arzneimittel, Menge, Tieranzahl). Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Meldepflichten des TAMG. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie sie auslösen.

Mistral AI (Frankreich, EU)

Zwei Funktionen nutzen ein Sprachmodell von Mistral AI:

Diktat-Auswertung: Der von Ihnen diktierte Text wird an Mistral gesendet, um daraus einen strukturierten Behandlungsvorschlag zu erzeugen. Der Text enthält, was Sie sprechen — also möglicherweise Halternamen oder Tierkennzeichnungen.
Maßnahmenplan: Übermittelt werden nur aggregierte Kennzahlen (Therapiehäufigkeit, bundesweite Vergleichswerte), keine Namen.

Mistral AI ist ein Anbieter mit Sitz und Verarbeitung in der EU.

Spracherkennung — bleibt im Haus

Die Umwandlung Ihrer Sprachaufnahme in Text läuft auf eigener Hardware (lokaler Whisper-Server, erreichbar nur über ein privates Netz). Die Audioaufnahme verlässt unsere Infrastruktur nicht und wird an keinen Dritten übermittelt — insbesondere nicht an Google oder Apple.

Hosting

netcup GmbH, Karlsruhe (Deutschland). Server und Datenbank stehen in Deutschland.

5. Speicherdauer

Behandlungs-, Halter- und Bestandsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für tierärztliche Nachweise; sie werden für deren Dauer vorgehalten. Praxis- und Zugangsdaten werden gelöscht, wenn das Vertragsverhältnis endet und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kontos verlangen; wir melden uns dann zum Umgang mit den nachweispflichtigen Daten.

6. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Praxis in VetDoku erfasst hat, richten Sie sie bitte an diese Praxis — dort liegt die Verantwortung. Wir unterstützen die Praxis bei der Beantwortung.

7. Sicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern als bcrypt-Hash. Die Anmeldung erfolgt über zeitlich begrenzte Token. Der Zugang zur HI-Tier-Schnittstelle ist nicht in der Anwendungsdatenbank hinterlegt.

8. Keine Weitergabe zu Werbezwecken

VetDoku setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein, bindet keine externen Schriftarten oder Skripte von Dritten ein und gibt keine Daten zu Werbezwecken weiter.